Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web
Rôle : Administrateur (ou rôle spécifique)
Lorsqu'un collaborateur a saisie une facture (ou avoir) il peut la soumettre pour à la validation selon le workflow défini dans la fiche fournisseur.
Le supérieur / comptable /administrateur reçoit donc une notification ainsi que la facture ou avoir à approuver sur son interface Web. L'élément se trouve dans l'onglet "Factures" > "à approuver" :
Une fois le détail de la facture vérifié, il est possible de l'approuver, pour cela, il faut cliquer sur l'option ci dessous :
Dans le cas où la facture n'est pas recevable ou justifiée, il est possible de refuser cette dernière.
Pour cela, nous vous invitons à cliquer sur le bouton "Litige" ci dessous :
Vous pourrez soit :
- Refuser définitivement cette dernière (1). Comme indiqué dans l'encadré ci dessous, la facture sera passée en "Refusée" et sera directement classée dans l'onglet "Toutes"
- Dans le cas où la facture doit être retardée temporairement, vous pouvez sélectionner l'option "Litige Temporaire" (2). Le circuit de validation sera suspendue, la facture sera classée dans l'onglet "En litige".
Lors du refus, temporaire ou définitif, un motif vous est obligatoirement demandé, le champ à compléter est en surbrillance Rouge :
Un mail sera envoyé au collaborateur ayant intégré la facture pour l'informer du motif :
Dans le cas d'un refus temporaire, vous pourrez retrouver la note dans l'onglet "En litige" et mettre à jour le statut en fonction de la décision finale :
Vous pouvez "Refuser définitivement" la facture (1) ou choisir de la "Sortir du litige" (2)
Dans les 2 situations, vous devrez renseigner le motif de cette mise à jour, puis la facture sera automatiquement classée en "Refusée" ou sera envoyée à l'étape suivante du workflow de validation.
Nb : En fonction de vos droits, vous n'aurez peut être pas la main pour refuser définitivement une facture, la mettre ou la sortir de litige. Dans ce cas là, vous devez vous rapprocher de votre administrateur.
Si vous avez des questions, vous pouvez contacter notre support aux coordonnées suivantes :
04 26 78 52 10